——寫作也出生產(chǎn)力授課講義
（半天時間）
提示：講授6項內(nèi)容
1.公文的涵義
2.公文寫作程序
3.公文寫作格式
4.常用公文寫法
5.公文寫作常見問題
6.提高公文寫作水平的方法
一、公文涵義
在中國，在今天，公文的涵義是指應(yīng)該怎樣理解公文，而不是指公文的定義。公文的定義不是誰可以隨便界定，是由國家最高權(quán)力機關(guān)來明確，具體內(nèi)容可見《黨政機關(guān)公文處理工作條例》，于2012年7月1日起施行。
對于公文涵義的理解，主要包括兩個方面：黨政公文以及各系統(tǒng)、各企業(yè)的內(nèi)部規(guī)定。
（一）黨政公文
中國黨政的正式文件包括以下15種：
決議、決定、命令、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、議案、函、會議紀要。
決議是排在第一位置的文件，其主要功能是用來表達或公布會議通過的重大決策事項。
決定與決議的功能基本相同，是對重要事項作出決策安排時使用的文件。兩者的區(qū)別在于，在大會上作出的安排用決議；由各級黨政機關(guān)作出的安排用決定。
命令（令）適用于公布行政法規(guī)和規(guī)章、宣布實施重大強制性措施、嘉獎有關(guān)單位和人員等。
公報主要用于向社會各界公布重要決定或者重大事項。
公告主要用于向國內(nèi)外宣布重要事項或法定事項。
通告主要用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當遵守或者周知事項。
意見主要用于對重要問題提出見解和處理辦法。
通知主要用于發(fā)布、傳達要求下級機關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，以及批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。
通報主要用于表彰先進、批評錯誤和告知、傳達重要情況。
報告主要用于向上級匯報工作、反映情況以及回復(fù)上級的詢問。
請示主要用于向上級請求指示或批準。
批復(fù)主要用于答復(fù)下級的請示事項。
議案主要用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或者人民代表大會常務(wù)委員會提請審議事項。
函主要用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準和答復(fù)審批事項。。
紀要主要用于記載會議主要精神和議定事項。
（二）各系統(tǒng)文件
各系統(tǒng)文件指在國家政府以外，各系統(tǒng)、各企事業(yè)單位內(nèi)部的文件。黨政的15種文件，其中有三種各系統(tǒng)不能使用：命令、通告與議案。
使用命令這種公文，必須達到相應(yīng)級別。一般應(yīng)該是省部級以上（含省部級），至少應(yīng)該是地市級。比如“國家主席令”、“國務(wù)院總理令”、“中國人民銀行行長令”、“北京市市長令”等。
通告不同于公告，具有強制性。一般系統(tǒng)（社會機構(gòu)、團體、企事業(yè)單位），沒有權(quán)力向社會公眾發(fā)布帶強制性文件。
議案主要用于各級政府向同級人代會提交需要審議的事項。各系統(tǒng)，只要其身份不是政府，就無權(quán)使用該公文。從這個意義上說，人大代表向人代會提交的文本，應(yīng)該是“提案”，而非“議案”，因為人大代表的身份，只是“代表”，而非“政府”。
因此，脫開這三種公文，各系統(tǒng)的公文包括12種，即決議、決定、公報、公告、意見、通知、通報，報告、請示、批復(fù)、函、會議紀要。
二、公文寫作程序
大致說來，公文寫作的規(guī)范程序包括十大環(huán)節(jié)：接受領(lǐng)導(dǎo)指令、分析領(lǐng)導(dǎo)意圖、提煉公文主旨、查找行文依據(jù)、選定行文材料、設(shè)計行文結(jié)構(gòu)、實施行文寫作、自查自改文稿、內(nèi)部審讀文稿、報送核稿審批。分述如下。
（一）接受領(lǐng)導(dǎo)指令
這是實施公文寫作的第一步。
公文寫作不同于其他文章的寫作，是被動寫作，是“命題作文”，其動因是領(lǐng)導(dǎo)的安排。簡單說，領(lǐng)導(dǎo)讓誰寫誰才可以寫。如果領(lǐng)導(dǎo)沒有指派，不但不可以寫，對于相關(guān)情況，甚至連過問都不可以過問。這實際涉及的是寫作者的資格問題。這里所說的資格，不是文字水平資格，而是職業(yè)資格與身份資格，說到底，是寫作者的工作權(quán)限問題。其他文章寫作，一般沒有這個問題，而公文寫作首先遇到的就是這個問題。寫作者對于公文寫作這一特點和要求，必須明確。
接受領(lǐng)導(dǎo)指令，除了涉及公文寫作者的資格問題，還涉及領(lǐng)導(dǎo)者是否知人善任的問題。中國有句老話叫對牛彈琴。這話的涵義其實有兩個：一個是牛的問題，另一個就是彈琴者的問題了。不要責(zé)怪牛聽不懂你的琴聲，你為什么要對牛彈呢？牛的問題是水平問題，而彈琴者的問題則是智慧問題。你知道牛不懂你的琴聲么？不知道而對牛彈，那是你的無知；知道卻還要對牛彈，那就是你的固執(zhí)和愚蠢了。
所以，公文寫作程序的第一步，要求有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)一定把好關(guān)。一篇公文應(yīng)該由誰寫，先要選準人。人沒有選準，寫作者不具備寫作公文的權(quán)限與資格，第一步就錯了。公文的質(zhì)量也就無從保證了。
（二）分析領(lǐng)導(dǎo)意圖
公文寫作者接受領(lǐng)導(dǎo)指令后，接下來要做的工作是分析領(lǐng)導(dǎo)意圖。寫作者寫出的公文如果質(zhì)量不高，沒有寫出讓領(lǐng)導(dǎo)滿意的公文，問題常常出在這里：沒有弄清領(lǐng)導(dǎo)意圖，拿起筆來就草率行動了。
公文寫作不可以這樣。其他文章寫作也不可以這樣。有一種很時尚的觀點認為，寫作是自我表達，寫作的出發(fā)點與歸宿是為我們自己而寫。持這種觀點的人有誰想過，為自己寫作實際上是一件很簡單的事，很容易做到。我想怎樣寫就怎樣寫，與讀者無關(guān)，與別人無關(guān)。這不等于一個小孩子自娛自樂的游戲么？實在太簡單太容易了。在信息時代的今天，在市場經(jīng)濟體制下的今天，寫作的動機與本質(zhì)不是這樣，不是為自己寫，而是為別人寫，是為了讓別人閱讀與認可。一篇文章的價值不是由寫作者自己確定的，而是由讀者來確定。當今時代這本來是個常識性問題，無需費口舌討論，卻偏偏被一些人蠱惑了。當今的寫作者，如果連這個常識性問題都認知不清，那是沒有資格進入市場經(jīng)濟體制下的信息時代的。
公文寫作很明確，不是為自己寫，而是為別人寫：為工作寫，為管理寫，首先是為指令者的“指令”寫，即為領(lǐng)導(dǎo)寫，為領(lǐng)導(dǎo)的意圖寫。既然是為領(lǐng)導(dǎo)的意圖寫，那么首先必須弄清領(lǐng)導(dǎo)意圖。怎樣才能弄清領(lǐng)導(dǎo)意圖呢？最基本的方法是分析。只有經(jīng)過認真仔細地分析，才能弄清領(lǐng)導(dǎo)意圖。
分析什么？分析領(lǐng)導(dǎo)的發(fā)文動機、目的與要求。寫作者在動筆寫作前，對于領(lǐng)導(dǎo)發(fā)文的動機、目的與要求必須明確。寫作動機、目的與要求，不是寫作的緣起。公文寫作緣起于領(lǐng)導(dǎo)的指令，領(lǐng)導(dǎo)指令卻不是公文寫作的動機、目的與要求。這是兩回事，不可以混淆。
公文寫作的動機、目的與要求，可能是為了布置某項工作，也可能是為了解決某一問題，還可能是為了發(fā)布某一文件，還可能是為了傳達貫徹某一指示精神，不一而足。但不管出于怎樣的動機、目的與要求，寫作者動筆前必須明確，否則便是無的放矢，甚至南轅北轍，是不可能寫出令領(lǐng)導(dǎo)滿意的高質(zhì)量公文的。
準確理解并把握領(lǐng)導(dǎo)意圖不是一件容易的事，需要長期努力。首先需要和領(lǐng)導(dǎo)形成默契。而和領(lǐng)導(dǎo)形成默契的前提是心心相印。何為心心相印？心往一處想，力往一處使。身在曹營心在漢的工作態(tài)度與方式，經(jīng)常開小差、打小算盤的工作態(tài)度與方式，心胸狹隘、唯利是圖的工作態(tài)度與方式，是不可能心心相印的。
當然，心心相印不只是公文寫作者單方面的事。領(lǐng)導(dǎo)者所起的表率作用至關(guān)重要。率先垂范，平等待人，作風(fēng)磊落，決策民主，信息公開，行政透明，都是上下級心心相印、形成默契的不可或缺條件。
（三）提煉公文主旨
一篇公文寫作的動機、目的與要求明確了，接下來要解決的問題，
就是公文所表達的立場與觀點的問題。這就是提煉公文主旨的工作。
其實，分析領(lǐng)導(dǎo)意圖的一個重要意義正在這里。一篇公文的主旨
怎樣產(chǎn)生？首先產(chǎn)生于對于領(lǐng)導(dǎo)意圖的準確理解，即對于公文發(fā)文動機與目的準確理解。準確理解了公文發(fā)文的動機與目的，寫作者對于公文的立場、觀點的確立與表達，也就心中有數(shù)了。而一旦確立了公文的立場與觀點，公文主旨也就提煉出來了。
明確說，公文主旨就是公文所要表達的立場與觀點（有時也可理解成公文的寫作重點與核心內(nèi)容）。公文主旨的重要意義在于：它是公文的靈魂。任何一篇公文必須有主旨。沒有主旨的公文是沒有靈魂的公文。而公文一旦沒有了靈魂，就沒有了生命，就成了散沙一片。
公文對于主旨的要求是：正確、明確、突出。
正確是對于公文主旨的基本要求，也是最高要求。什么叫正確？理性、科學(xué)，尊重客觀事實，尊重當今世界最前沿的管理理念與原則，符合事物發(fā)展規(guī)律，維護大多數(shù)人的權(quán)益和根本利益，這就是正確。
明確是對于公文主旨的表述要求。公文對于主旨的表述，要清楚明了，使收文單位一目了然，不讓收文者誤解，產(chǎn)生歧義。這是語言能力，也是思想能力。公文主旨如果表述不清，先要檢查一下主旨是否清楚。這是前提。如果發(fā)文主旨本身不清楚，再好的語言表述也難于使主旨明確。有一種說法叫做“茶壺里的餃子倒不出來”，大都認為這是說一個人有知識有水平卻不會表達，卻少有人想過，一個真正有知識、有水平的人，怎么會把餃子放入茶壺？顯然這個所謂有知識、有水平的人，并不是一個真正有知識、有水平的人。
這不是說語言表述不重要。對于寫作而言，語言表述在什么時候都非常重要。在這里只是想表明，公文主旨是否明確，實際涉及兩個方面，一個是公文主旨是否很清楚、很明確，一個是寫作者是否能夠?qū)⒐闹髦己芮宄?、很明確地表述出來。寫作者必須具備清楚而明確地表達公文主旨的能力，否則其不具備寫作公文的最基本的語言能力。
主旨突出指公文主旨要給收文單位留下深刻印象。這是比公文主旨明確更高的要求。寫作者不但要將公文主旨明確表述出來，還需給收文單位留下深刻印象。因為給收文單位留下的印象越深刻，對于落實公文的精神越有力，公文的效力越能充分發(fā)揮。
（四）查找行文依據(jù)
公文主旨提煉出來了，明確了，接下來進入的程序便是查找行文依據(jù)了。也許有人會問，行文依據(jù)不就是領(lǐng)導(dǎo)指令么？還需另外查找么？這是對于行文依據(jù)的誤解。如上所述，領(lǐng)導(dǎo)指令只是行文的緣起，行文的動因，并非行文依據(jù)。行文依據(jù)與行文緣起、動因是完全不同的兩回事。
行文依據(jù)指行文所依靠的理論或事實，主要涉及三項內(nèi)容：法律依據(jù)、政策依據(jù)、現(xiàn)實情況依據(jù)。
法律依據(jù)是公文行文的根本依據(jù)。無須贅述，中國正在進入法制時代。法制即依法治國、依法行政。依法治國，什么概念？治國的最高原則與手段就是“依法”。公文是治國的具體方式，具體方法。因此，必須依法，必須以國家法律法規(guī)作為最高標尺和最堅實靠山。
政策依據(jù)是指以國家現(xiàn)行的各種方針政策為行文依據(jù)。簡單說，公文發(fā)文不可以違背國家現(xiàn)行政策，不可以和國家現(xiàn)行政策“撞車”。公文發(fā)文的一個重要目的本是維護國家現(xiàn)行政策，或落實國家現(xiàn)行政策，怎么可以違背？那不是與公文職能與發(fā)文目背道而馳么？
現(xiàn)實情況依據(jù)也是公文行文不可忽視的一個重要依據(jù)。不但不可忽視，這個依據(jù)還必須經(jīng)常成為公文行文的一個非常具有針對性的客觀而具體的依據(jù)。公文常常是為布置某項工作、解決某一問題而發(fā)布。布置某項工作，解決某一問題，其針對的，不正是具體的實際情況么？
公文行文必須有依據(jù)，越是重要的公文越要有依據(jù)，而且依據(jù)必須明確，否則是不可以草率動筆的。
（五）選定行文材料
行文依據(jù)查找到了，明確了，接下來要解決的問題是公文材料的問題。公文要說明某種情況或某個問題，需要具有典型的、具有說服力的材料做支持。公文要以理服人，同時要以事實服人。無論是理還是事實，都與材料密切相關(guān)。
文章材料主要包括八組類型：感性材料與理性材料、理論材料與事實材料、事例材料與數(shù)據(jù)材料、正面材料與反面材料、直接材料與間接材料、概括材料與具體材料、歷史材料與現(xiàn)實材料，中國材料與國際材料。這些材料并非獨立存在，是交叉關(guān)系，所涉及的是不同角度。文章寫作在搜集與選定材料時，要充分照顧到這八組方面。
公文作為一種特殊文章形態(tài)，經(jīng)常涉及的是事實材料、事例與數(shù)據(jù)材料、正面與反面材料、概括材料、現(xiàn)實材料、國內(nèi)材料。選定公文材料，要根據(jù)行文需要，酌情而定。
（六）設(shè)計行文結(jié)構(gòu)
行文依據(jù)確定了，材料問題解決了，正式行文寫作之前，接下來要進入的程序是設(shè)計正文結(jié)構(gòu)。
關(guān)于結(jié)構(gòu)，目前有一個觀點很重要：結(jié)構(gòu)即本質(zhì)。
這話什么意思？結(jié)構(gòu)就是結(jié)構(gòu)，怎么會是本質(zhì)呢？是的，結(jié)構(gòu)就是結(jié)構(gòu)，結(jié)構(gòu)不是本質(zhì)，但通過對于結(jié)構(gòu)的分析，可以通向本質(zhì)。結(jié)構(gòu)是通向事物本質(zhì)之路。舉個簡單例子：中國國家大劇院與悉尼歌劇院的區(qū)別在那里？很顯然，不在材料上，也不在功能上。中國國家大劇院與悉尼歌劇院所用材料基本相同，無外乎鋼筋、水泥、沙子、木材、玻璃等等；兩者功能也基本相同，主要都是用于大型文藝演出。那么，它們的區(qū)別究竟在哪里？一句話，在結(jié)構(gòu)上。由于結(jié)構(gòu)的不同才造成現(xiàn)在的悉尼歌劇院和現(xiàn)在的中國國家大劇院。其它建筑也一樣，其它事物也一樣，由于結(jié)構(gòu)的不同，才造成其本質(zhì)各不相同。比如一個國家權(quán)力的結(jié)構(gòu)。如果是自上而下的權(quán)力結(jié)構(gòu)，是通過“選拔”誕生的權(quán)力，其本質(zhì)是“封建”：因封而建，封誰有權(quán)誰就有權(quán)；如果是自下而上的權(quán)力結(jié)構(gòu)，是通過“選舉”誕生的權(quán)力，其本質(zhì)則是“民主”。
說到底，什么是結(jié)構(gòu)呢？簡單說，結(jié)構(gòu)是構(gòu)成事物的所有元素的組合。是事物的組合方式，也是事物的組合形態(tài)。任何事物的結(jié)構(gòu)，都是構(gòu)成該事物的所有元素的組合方式與形態(tài)。而這種方式與形態(tài)，就構(gòu)成了該事物的本質(zhì)。
此前，人們更多關(guān)注的是構(gòu)成事物的各種元素，而忽視了這些元素的組合方式。從某種意義上說，組合方式比元素更為重要。元素只是構(gòu)成事物的基礎(chǔ)，但基礎(chǔ)未必是本質(zhì)。上文中提高的建筑是這樣，其他事物也同樣。沙子、水泥、鋼筋、木材，只是構(gòu)成建筑的元素，卻絕對不是建筑本身，其要真正成為建筑，關(guān)鍵是看其怎樣組合。具體到沙子、水泥、鋼筋、木材本身也是一樣，是不是優(yōu)質(zhì)的沙子、水泥、鋼筋、木材？最關(guān)鍵的，還是看構(gòu)成其中的各種元素是如何組合的。
改革開放之前，中國有九百六十萬平方公里土地，中國人是黃種人，是共產(chǎn)黨執(zhí)政，卻幾乎到了崩潰邊緣。改革開放三十年以后的今天，土地面積沒有發(fā)生變化，人種沒有發(fā)生變化，執(zhí)政黨也還是原來的執(zhí)政黨，整個國家卻令世界矚目，為什么？一句話，因為社會結(jié)構(gòu)變了，因為構(gòu)成社會的各種元素的組合方式變了，即人與人的組合方式變了，因此社會的本質(zhì)也就變了。
結(jié)構(gòu)即本質(zhì)，在當今時代，這確實是一個很有認知價值的觀點，值得高度關(guān)注與借鑒。
文章寫作也是一樣，是不是一篇好文章，不但要看該文章的題材、材料、觀點怎樣，還要看這些元素如何組合。有一句話說“巧婦難為無米之炊”，這話本來是說米的重要，可是有了米之后呢？這時起關(guān)鍵作用的，就是巧婦之巧了。什么是巧婦之巧？巧婦之巧不就是米與米，米與水，米與火候等諸種元素的組合么？
從寫作具體操作角度講，構(gòu)成文章結(jié)構(gòu)的元素包括九個：標題、開頭、段落、層次、主次、詳略、過渡、照應(yīng)和結(jié)尾。
從結(jié)構(gòu)角度說，標題是第一要解決的問題。文章對標題的要求是，標題要醒目。何為醒目？醒目是令人眼睛發(fā)亮。有個比如說得好：標題是文章的眼睛，眼睛是心靈的窗戶。
文章開頭要吸引人，要讓人讀下去。不吸引人，人就不會讀下去，不讀下去交流的橋梁就無法建立。
段落要講究。什么叫講究？要注意兩點：第一，該分段時要分段；第二，文章開頭的段落不宜過長。將心比心，想想我們自己讀文章的情景。誰愿意一開篇就讀長篇大論呢？最初幾段短一點，把讀者帶進來。讀者一旦進入閱讀情景，再長篇大論也不會抵觸與排斥了。
層次要分明。層次可以理解成思想的脈絡(luò)與節(jié)奏。文章層次分明的背后，是思想脈絡(luò)的清晰，是內(nèi)容布局的清晰。文章寫作，在內(nèi)容方面不要故弄玄虛，在結(jié)構(gòu)與表達方面也不要故弄玄虛。寫文章是為了要別人讀懂，而不是要別人不懂。層次線索清晰明了，對于讀者讀懂文章，非常有益。
主次要突出。文章主要的內(nèi)容要彰顯出來，次要內(nèi)容也不可忽視。主要與次要是相對而言，比較而言。次要不是不要。沒有次要哪里來的主要？就像一個人的十個手指，各有各的用處。
詳略要得當。文章主要的內(nèi)容詳細寫，次要的內(nèi)容簡略寫，這就是詳略得當。不可主次不分，喧賓奪主。
過渡要自然。就像上下樓梯。樓梯就是樓層之間的過渡。沒有樓梯，難于上樓與下樓，沒有過渡，文章段落與段落之間，層次與層次之間就難于銜接。該過渡時不但需要安排過渡，而且過渡要自然。如此，文章讀起來才流暢而舒服。
照應(yīng)要周全。什么是周全？是著眼全局。寫到前面想到后面，寫到后面又照顧到前面，這就是周全。不僅如此，句式和句式之間、詞語和詞語之間，也存在相互照應(yīng)的問題。照應(yīng)的目的是為了文章邏輯的嚴密與和諧。既嚴密又和諧，好文章就誕生了。
文章結(jié)構(gòu)的最后一個內(nèi)容是結(jié)尾。結(jié)尾要果斷，要有力度。當結(jié)則結(jié)，不可拖泥帶水，同時要給讀者留下深刻印象。
明確了文章結(jié)構(gòu)的九項內(nèi)容，也就明確了公文正文結(jié)構(gòu)的主要內(nèi)容，大同小異。而明確了公文正文結(jié)構(gòu)的九項內(nèi)容，公文寫作程序中準備階段的工作便告結(jié)束。接下來要進入的程序是寫作的具體實施。
（七）實施行文寫作
文章實施行文寫作要掌握五套語言：敘述、描寫、議論、抒情與說明。敘述用來寫事情的過程，寫做什么；描寫用來寫事情的狀態(tài)，寫怎么做；議論用來寫對事情的看法與態(tài)度；抒情用來寫對事情的感受；說明用來介紹事情的具體情況。比如說：門開了，李先生進來了，他坐在椅子上，這就是敘述；如果說：門輕輕開了，李先生不好意思地進來了，他悄悄坐在椅子上，這就是描寫了；如果說：門開了，李先生進來了，他遲到了，遲到是不對的，這就是議論了。又比如：學(xué)習(xí)公文寫作真不容易呀！這就是抒情。再比如：本教材包括十章內(nèi)容，每一章分成不同小節(jié)，每一章節(jié)都有學(xué)習(xí)重點。這就是說明。
實施公文寫作，只能用三套語言：敘述、議論和說明；描寫與抒情，一般不能使用。對于這種情況，行文者須明確并自覺遵守，否則寫出的公文可能不再是公文，而成為其它文體了。
（八）自查自改文稿
好文章是改出來的。這話很對。修改是文章寫作的一個重要環(huán)節(jié)，公文寫作也不例外。修改什么？主要是修改字詞和語句。公文寫作者要自律：本人起草的公文，一定杜絕錯別字與病句。
對于公文寫作者而言，錯別字與病句的問題，不是一個簡單的文字水平問題，而是工作態(tài)度、工作責(zé)任心的問題。為什么這樣說？因為錯別字與病句問題，在初中階段就必須解決。人到了公文寫作階段，在今天，一般而言，不但大學(xué)已經(jīng)畢業(yè)，不但已經(jīng)成為一個職業(yè)人，而且已經(jīng)成為一個管理者（公文寫作就是一種管理實踐）。在這個階段，怎么允許在公文寫作中出現(xiàn)錯別字與病句？這難道不是工作態(tài)度與工作責(zé)任心問題么？即便別人可以原諒，公文寫作者自己決不可以原諒自己。
另一方面，從上下級關(guān)系角度說，盡可能減輕上級工作負擔是作為下級的一項義務(wù)與責(zé)任，而不是相反，不是有意無意增加上級負擔。上級主管，當然要審核公文，要給公文把關(guān)，但下級不可以依賴上級，不可以把文字的責(zé)任推給上級。上級有其更重要職責(zé)，比如對于工作整體設(shè)計和把握，比如決策、指揮、組織、協(xié)調(diào)等等。即便對于公文的審核，其著眼點也不應(yīng)該是在字詞句的正確與否，而有著在此之外的更大責(zé)任，比如審查該公文是否違背國家法律法規(guī)或國家現(xiàn)行政策等等，公文主旨是否明確，表述是否清楚等等。因此，公文寫作者一定自覺把好公文的文字關(guān)，不要讓上級主管在公文文字上牽扯太大精力。
（九）內(nèi)部審讀文稿
內(nèi)部審讀文稿，指公文寫作者所在部分主管領(lǐng)導(dǎo)對于公文的把關(guān)。把形式關(guān)，也把內(nèi)容關(guān)。形式關(guān)，要把文種、把格式、把正文結(jié)構(gòu)、把語言關(guān)；內(nèi)容關(guān)，要看公文是否違背了法律法規(guī)，是否違背了國家現(xiàn)行政策，公文主旨是否清楚等等。當確認這些方面都沒有問題，便可進入公文寫作最后程序。
（十）報送核稿審批
這是公文寫作的最后一道程序。報送核稿審批，是指呈報給核稿部門以及上級主管領(lǐng)導(dǎo)，由核稿部門和上級主管領(lǐng)導(dǎo)進行最后把關(guān)。當核稿部門和上級主管領(lǐng)導(dǎo)確認沒有任何問題，公文方可最后定稿，方可進入印制與發(fā)送階段。
三、公文寫作格式
（一）中國黨政公文格式基本概念
主要介紹8個概念
1.公文版面
指公文用紙幅面。應(yīng)采用國際標準A4型。特殊形式的公文用紙幅面，比如通過張貼方式發(fā)布的公文，其幅面根據(jù)實際需要確定。
2.公文版心
指公文版面中間排布文字等內(nèi)容的部分。
3.公文天頭
指公文版面上邊緣與版心上邊緣之間的空白距離。一般應(yīng)為37mm。
4.公文訂口
指公文版面左邊緣與版心左邊緣之間的空白距離。一般應(yīng)為28mm。
5.公文版心左右尺寸
指公文版心從左邊緣至右邊緣的距離。一般應(yīng)為156mm。
6.公文版心上下尺寸
指公文版心從上邊緣至下邊緣的距離。一般應(yīng)為225mm。
7.公文正文字號、字數(shù)及顏色
公文正文字號一般用3號仿宋體字。
公文正文每行一般排28個字，需撐滿版心。
公文正文字體顏色為黑色。
8.公文正文每頁行數(shù)
公文正文每頁行數(shù)一般為22行。行間距一般為3號漢字高度的7/8。
（二）中國黨政公文版頭部分格式
版頭部分是公文格式第一部分，位于公文格式首頁版心最上端，包括7項內(nèi)容。
1.份號
指公文印刷份數(shù)的順序號。涉密公文應(yīng)當標注份號。
公文如需標注份號，一般用6位3號阿拉伯數(shù)字，頂格編排在版心左上角第一行。
2.密級和保密期限
指公文的秘密等級和保密的期限。涉密公文應(yīng)當根據(jù)涉密程度分別標注“絕密”“機密”“秘密”和保密期限。
公文如需標注密級和保密期限，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角第二行；保密期限中的數(shù)字用阿拉伯數(shù)字標注。
3.緊急程度
指公文送達和辦理的時限要求。根據(jù)緊急程度，緊急公文應(yīng)當分別標注“特急”“加急”，電報應(yīng)當分別標注“特提”“特急”“加急”“平急”。
公文如需標注緊急程度，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角；如需同時標注份號、秘密級別和保密期限、緊急程度，按照份號、秘密級別和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。
4.發(fā)文機關(guān)標志
由發(fā)文機關(guān)全程或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機關(guān)全程或者規(guī)范化簡稱。聯(lián)合行文時，發(fā)文機關(guān)標志可以并用聯(lián)合發(fā)文機關(guān)名稱，也可以單獨用主辦機關(guān)名稱。
發(fā)文機關(guān)標志居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm,推薦使用小標宋體字，顏色為紅色，以醒目、美觀、莊重為原則。
聯(lián)合行文時，如需同時標注聯(lián)署發(fā)文機關(guān)名稱，一般應(yīng)當將主辦機關(guān)名稱排列在前；如有“文件”二字，應(yīng)當置于發(fā)文機關(guān)名稱右側(cè)，以聯(lián)署發(fā)文機關(guān)名稱為準上下居中排布。
5.發(fā)文字號
由發(fā)文機關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號組成。聯(lián)合行文時，使用主送機關(guān)的發(fā)文字號。
發(fā)文字號編排在發(fā)文機關(guān)標志下空二行位置，居中排布。年份、發(fā)文順序號用阿拉伯數(shù)字標注；年份應(yīng)標全稱，用六角括號“ ﹝﹞ ”括入；發(fā)文順序號不加“第”，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯數(shù)字后加“號”字。
上行文的發(fā)文字號居左空一字編排，與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行。
6.簽發(fā)人
指對于公文簽發(fā)的人員。上行文應(yīng)當標注簽發(fā)人姓名。
簽發(fā)人標注由“簽發(fā)人”三字加全角冒號和簽發(fā)人姓名組成，居右空一字，編排在發(fā)文機關(guān)標志下空二行位置。“簽發(fā)人”三字用3號仿宋體字，簽發(fā)人姓名用3號楷體字。
如有多個簽發(fā)人，簽發(fā)人姓名按照發(fā)文機關(guān)的排列順序從左到右、從上而下依次均勻編排，一般每行排兩個姓名，回行時與上一行第一個簽發(fā)人姓名對齊。
7.版頭中的分隔線
版頭中的分隔線指公文格式版頭部分與主體部分之間的分界線。
標注位置在發(fā)文字號之下4mm處居中，是一條與版心等寬的紅色直線，粗0.35mm。
（三）中國黨政公文主體部分格式
主體部分是公文格式的第二部分，位于版頭分隔線之下，包括9項內(nèi)容。
1.標題
指公文正文的標題，由發(fā)文機關(guān)名稱、事由和文種組成。
公文標題一般用2號小標宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當。
標題排列應(yīng)當使用梯形或菱形。
2.主送機關(guān)
指公文的主要受理機關(guān)，應(yīng)當使用機關(guān)全程、規(guī)范化簡稱或者同類型機關(guān)統(tǒng)稱。
主送機關(guān)編排于標題下空一行位置，居左頂格，回行時仍頂格，最后一個機關(guān)名稱后標全角冒號。如主送機關(guān)名稱過多導(dǎo)致公文首頁不能顯示正文時，應(yīng)當將主送機關(guān)名稱移至版記。
3.正文
指公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容。
公文首頁必須顯示正文。
公文正文一般用3號仿宋體字，編排于主送機關(guān)名稱下一行，每個自然段左空二字，回行頂格。文種結(jié)構(gòu)層次數(shù)一次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標注。
4.附件說明
附件指公文正文的說明、補充或者參考資料。
附件說明用來說明公文附件的順序號和名稱。
公文如有附件，說明的方法是，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱。如有多個附件，應(yīng)使用阿拉伯數(shù)字標注附件順序號；附件名稱后不加標點符號。附件名稱較長需回行時，應(yīng)當與上一行附件名稱的首字對齊。
5.發(fā)文機關(guān)署名
指公文發(fā)文機關(guān)的簽署，應(yīng)署發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。
發(fā)文機關(guān)署名分為需加蓋印章公文的署名、不需加蓋印章公文的署名以及需加蓋簽發(fā)人名章公文的署名三種情況。
（1）需加蓋印章公文的署名
需加蓋印章公文的署名，單一機關(guān)行文時，其發(fā)文機關(guān)署名應(yīng)編排在成文日期之上，以成文日期為準居中編排；聯(lián)合行文時，一般將各發(fā)文機關(guān)署名按照發(fā)文機關(guān)順序整齊排列在相應(yīng)位置。
（2）不需加蓋印章公文的署名
不需加蓋印章公文的署名，如果是單一機關(guān)行文，在正文（或附件說明）下空一行右空二字編排發(fā)文機關(guān)署名，在發(fā)文機關(guān)下一行編排成文日期，首字比發(fā)文機關(guān)署名首字右移二字。如成文日期長于發(fā)文機關(guān)署名，應(yīng)當使成文日期右空二字編排，并相應(yīng)增加發(fā)文機關(guān)署名右空字數(shù)。
如果是聯(lián)合行文，應(yīng)當先編排主辦機關(guān)署名，其余發(fā)文機關(guān)署名依次向下編排。
（3）需加蓋簽發(fā)人簽名章公文的署名
需加蓋簽發(fā)人簽名章公文的署名，如果是單一機關(guān)制發(fā)的公文加蓋簽發(fā)人名章，其位置是在正文（或附件說明下空二行右空四字加蓋簽發(fā)人簽名章，簽名章左空二字標注簽發(fā)人職務(wù)，以簽名章為準上下居中排布。在簽發(fā)人簽名章下空一行右空四字編排成文日期。
如果是聯(lián)合行文，應(yīng)當先編排主辦機關(guān)簽發(fā)人職務(wù)、簽名章，其余機關(guān)簽發(fā)人職務(wù)、簽名章依次向下編排，與主辦機關(guān)簽發(fā)人職務(wù)、簽名章上下對齊；每行只編排一個機關(guān)的簽發(fā)人職務(wù)、簽名章。簽發(fā)人職務(wù)應(yīng)當標注全稱。
簽名章應(yīng)是紅色。
6.成文日期
指公文正式簽發(fā)的日期。單一機關(guān)行文，應(yīng)署會議通過或者發(fā)文機關(guān)負責(zé)人簽發(fā)的日期；聯(lián)合行文，應(yīng)署最后簽發(fā)機關(guān)負責(zé)人簽發(fā)的日期。
成文日期的位置，應(yīng)在正文之下右方適當位置，一般右空四字編排。
成文日期中的數(shù)字，要用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全。年份應(yīng)標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。
7.印章
指發(fā)文機關(guān)公章。公文如有發(fā)文機關(guān)署名，應(yīng)當加蓋發(fā)文機關(guān)印章，并與署名機關(guān)相符。印章需蓋端正。位置是：居中下壓發(fā)文機關(guān)署名和成文日期，使發(fā)文機關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置。印章頂端應(yīng)當上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。
聯(lián)合行文加蓋印章，應(yīng)與各發(fā)文機關(guān)署名一一對應(yīng)、端正，居中下壓發(fā)文機關(guān)署名。各印章之間需排列整齊，互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應(yīng)當上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。最后一個印章，需居中下壓發(fā)文機關(guān)署名和成文日期。
印章用紅色。不得出現(xiàn)空白印章。
特殊情況說明：當公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌禄蚝灠l(fā)人簽名章、成文日期時，可以采取調(diào)整行距、字距的措施解決。
8.附注
附注指公文印發(fā)傳達范圍等需要說明的事項。
公文如有附注，編排方法是：居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行。
9.附件編排
附件的編排應(yīng)在公文署名和日期（或附注）之后另面編排，位置在公文版記部分之前，與公文主體（正文）一起裝訂。
“附件”二字及附件順序號用3號黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標題居中編排在版心第三行。附件順序號和附件標題應(yīng)當與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。
如附件與正文不能一起裝訂，應(yīng)當在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號并在其后標注“附件”二字及附件順序號。
（三）中國黨政公文版記部分格式
版記部分是公文格式的最后一部分，位于主體部分之下，公文最后一頁版心最下端，包括3項內(nèi)容。
1.版記分隔線
版記分隔線指分隔公文格式版記部分與主體部分之間的橫線。分隔線要與版心等寬，包括首條分隔線、中間分隔線與末條分隔線三條橫線。
首條分隔線位于版記第一個要素之上，用于分隔公文主體部分與版記部分，是一條黑色直線，粗0.35mm。
中間分隔線位于首條分隔線與末條分隔線之間，是一條0.25mm的黑色直線。
末條分隔線位于版記最下端，與公文最后一面的版心下邊緣重合，與首條分隔線一樣，也是一條粗0.35mm的黑色直線。
2.抄送機關(guān)
抄送機關(guān)指除主送機關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機關(guān)，應(yīng)當使用機關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關(guān)統(tǒng)稱。標于版記部分的首條分隔線與中間分隔線之間。
如需標明抄送機關(guān)，一般用4號仿宋體字，左右各空一字編排。在左邊先標明“抄送”二字，后加全角冒號和抄送機關(guān)名稱，回行時與冒號后的首字對齊。最后一個抄送機關(guān)名稱后標句號。
如需把主送機關(guān)移至版記，除去將“抄送”二字改為“主送”外，編排方法同抄送機關(guān)。既有主送機關(guān)又有抄送機關(guān)，應(yīng)將主送機關(guān)置于抄送機關(guān)之上一行，之間不加分隔線。
3.印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期
印發(fā)機關(guān)指公文的印送機關(guān)。
印發(fā)日期指公文的印送日期。
公文印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期編排于版記中間分隔線與末條分隔線之間，一般用4號仿宋體字，印發(fā)機關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字。印發(fā)日期用阿拉伯數(shù)字標明。要將年、月、日標全。年份要標全稱，月、日不編虛位（即1不編01），后加印發(fā)二字。
情況說明：版記中如有其他要素，應(yīng)當將其與印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期用一條細分隔線隔開。
（四）中國黨政公文頁碼部分格式
公文頁碼指公文頁數(shù)順序號。
公文頁碼一般用4號半角宋體阿拉伯數(shù)字編排，位于公文版心下邊緣之下。頁碼數(shù)字左右各排一條一字線，一字線上距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。公文的附件與正文一起裝訂時，頁碼應(yīng)當連續(xù)編排。
附：中國黨政公文特定格式
中國黨政公文的特定格式指基本格式以外的特殊格式，主要包括信函、命令（令）和紀要三種特定的公文格式。
（一） 信函格式
信函格式的發(fā)文機關(guān)標志、分隔線、份號、秘密級別、緊急程度、發(fā)文字號、標題等
要素均與公文基本格式要求不同，具體如下。
1.發(fā)文機關(guān)標志
信函格式中的發(fā)文機關(guān)標志使用發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱，不加“文件”二字，在公文首頁版心上方居中排布，上邊緣與版面上邊緣的距離30mm。一般使用紅色小標宋體字。聯(lián)合行文，使用主辦機關(guān)標志。
2.分隔線
信函格式的分隔線分為第一條線和第二條線共兩條分隔線。
（1）第一條分隔線
第一條分隔線位于發(fā)文機關(guān)標志下4mm處，是一條紅色雙線，上粗下細。
（2）第二條分隔線
第二條分隔線位于版心最下端，與版面下邊緣的距離20mm，也是一條紅色雙線，但上
細下粗。
（3）分隔線長度
兩條分隔線的長度均為170mm，居中排布，均超出版心左右的長度。
3.份號、秘密級別、緊急程度
信函格式如需標注份號、秘密級別和緊急程度，應(yīng)當于第一條分隔線之下，頂格居版心左邊緣標注。標注方法是：按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列，第一個要素與第一條分隔線的距離為3號漢字高度的7/8。
4.發(fā)文字號
信函格式的發(fā)文字號也是位于第一條分隔線之下，頂格居版心右邊緣編排。距第一條分隔線的距離也是3號漢字高度的7/8。
5.標題
信函格式的標題在第一條分隔線之下空二行居中編排。分隔線下如有其他要素，標題與其最后一個要素的距離同樣為二行。
信函格式標題的字號要求同于公文基本格式標題字號要求。
6.正文與第二條分隔線
信函格式第二條分隔線之上如有文字，其與該線的距離為3號漢字高度的7/8。
7.版記
信函格式的版記只標注抄送機關(guān)，不加印發(fā)機關(guān)、印發(fā)日期和分隔線。
信函格式的版記位于公文最后一面版心最下方。
8.頁碼
信函格式首頁不顯示頁碼，其后各頁頁碼編排要求同于公文基本格式頁碼要求。
（二）命令（令）格式
1.發(fā)文機關(guān)標志
命令格式的發(fā)文機關(guān)標志由發(fā)文機關(guān)全稱加“命令”或“令”字組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為20mm，一般使用紅色小標宋體字。
2.令號
令號即命令或令的發(fā)文字號，寫作“第X號”。
令號于發(fā)文機關(guān)標志之下空二行居中編排。
3.正文
命令格式的公文正文編排于令號之下空二行位置。不標注主送機關(guān)。首行首字居左空兩字編排。
4.落款
命令格式的公文落款包括簽發(fā)人職務(wù)、簽名章和成文日期。編排方法同于公文基本格式中的簽發(fā)人職務(wù)、簽名章和成文日期編排方法。
（三）紀要格式
1.紀要標志
紀要標志由“XXXX紀要”組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，一般使用小標題宋體字。
2.發(fā)文字號
紀要一般不編排發(fā)文字號
3.成文日期
紀要成文日期編排于紀要標志之下，空一行居中編排。字號同于公文基本格式成文日期字號。
4.正文
紀要正文一般編排于紀要標志之下，空二行，正文首字居左空二字編排，一般不標注主送機關(guān)。
紀要正文包括三部分：前言、主體與結(jié)束語。
5.出席人名單
紀要最常用的是會議紀要。會議紀要需標注會議出席人名單。會議出席人名單標注于正文或附件說明之下，空一行左空二字，一般用3號黑體字標明“出席”二字，后標全角冒號。冒號后用3號仿宋體字標明出席人單位、姓名，回行時與冒號后首字對齊。
6.請假人和列席人名單
會議紀要如需標注請假人和列席人名單，標注位置于出席人之下，另起一行依次標注。標注方法同于出席人標注方法，只是將“出席”二字改為“請假”“列席”即可。
四、常用公文寫作方法
（一）通知寫作方法
1.通知主要用途
2.通知寫作格式
3.通知寫作注意事項
（二）通報寫作方法
1.通報主要用途
2.通報寫作格式
3.通報寫作注意事項
（三）報告寫作方法
1.報告主要用途
2.報告寫作格式
3.報告寫作注意事項
（四）請示寫作方法
1.請示主要用途
2.請示寫作格式
3.請示寫作注意事項
（五）批復(fù)寫作方法
1.批復(fù)主要用途
2.批復(fù)寫作格式
3.批復(fù)寫作注意事項
（六）函寫作方法
1.函主要用途
2.函寫作格式
3.函寫作注意事項
（七）紀要寫作方法
1.紀要主要用途
2.紀要寫作格式
3.紀要寫作注意事項
五、公文寫作常見問題
（一）文種問題
1.文種不清
2.文種混淆
（二）標題問題
1.重復(fù)啰嗦
2.亂用省略
（三）主旨問題
1.沒有主旨
2.主旨不確
（四）格式問題
1.格式錯誤
2.格式殘缺
（五）結(jié)構(gòu)問題
1.公文結(jié)構(gòu)的九項內(nèi)容
2.公文結(jié)構(gòu)問題的主要表現(xiàn)
（六）語言問題
1.與公文語體風(fēng)格不符
2.與公文語言要求不符
六、提高公文寫作水平的方法
（一） 閱文法
1.特定含義
閱文法的特定含義有兩個，一個是對于相應(yīng)的公文管理辦法的真
研讀，一個是對于相應(yīng)范文的認真研讀。
2.做法與作用
閱文法的第一個做法是，認真研讀公文管理辦法。每個系統(tǒng)都有本系統(tǒng)公文管理辦法，一般由該系統(tǒng)最高權(quán)力機關(guān)制定并發(fā)布。比如國務(wù)院系統(tǒng)，前文提到，2000年，國務(wù)院發(fā)布了《國家行政機關(guān)公文處理辦法》。這是國務(wù)院系統(tǒng)最高權(quán)力機關(guān)對于公文管理的最新規(guī)定。作為國務(wù)院系統(tǒng)工作人員，特別是在國務(wù)院機關(guān)工作的人員，要想提高公文寫作水平，第一步，必須從這里做起。這是根本。作為國務(wù)院系統(tǒng)工作人員，要提高公文寫作水平，如果連國務(wù)院對于公文寫作的規(guī)定和要求都不了解、不理解、不掌握，所謂提高公文寫作水平又如何談起？
閱文法的第二個做法是，認真研讀相應(yīng)公文范文。何為相應(yīng)范文？首先是上級來文，其次是通過其它途徑獲得的公文，只要水平上乘，均需認真研讀。
（二）模仿法
1.特定含義
模仿法是對于閱文法的承接，是對閱文法中第二種做法的承接，即對于認真研讀相關(guān)公文范文的承接。初學(xué)公文寫作者，允許對于公文中的范文進行模仿。其前提是對于公文范文的認定、備份與積累。
2.做法與作用
模仿法的具體做法，是指對于同種公文的范文進行模仿。自己要寫某一公文，如果不知道從哪里入手，或找不到寫作該種公文的語言感覺，比較簡便可行的方法是，先把以往早已備份好的同種公文范文提選出來，作為借鑒。有感悟能力的公文寫作者，比較容易就能從該范文中得到啟發(fā)，并找到自己寫作該種公文的模式與感覺。所要模仿的，主要是該范文的格式、結(jié)構(gòu)和語言，所要更換的，是該范文的內(nèi)容。從這個意義上說，公文的寫作過程，可理解成是一種“更換”公文內(nèi)容的過程，是對作為范文的公文內(nèi)容的更換，所要保留或基本保留的，是原范文的格式、結(jié)構(gòu)和語言風(fēng)格。當所要表達新內(nèi)容比較完好地更換上去了，可以說，一篇新的公文的寫作就完成了。完全可以照貓畫虎一樣做。這可以理解成是提高公文寫作質(zhì)量的一條比較快捷的途徑。
其實，不光是公文寫作可以這樣做，往大處說，人類所有進步行為的最初起點大都是從模仿開始的，都是從對于前人或別人有益行為的模仿而獲得。人們總愛說人的第一任老師是自己的家長或幼兒園老師，只要細想一下就會明白，其實就是模仿，或許也只能是模仿。這種方法用在公文寫作上，非常簡單易學(xué)，且學(xué)之有效。最關(guān)鍵的是，對于所要模仿的公文，一定要選準，被模仿的公文，必須是那種有資格作為范文的公文。否則就“畫虎不成反類犬”了。
（三）修改法
1.特定含義
這里所說的修改，不是指作者對自己起草公文的修改，而是指別人對作者起草的公文的修改。修改者可能是作者的直接領(lǐng)導(dǎo)，也可能是公文核稿部門。
2.做法與作用
通過這條途徑提高公文寫作質(zhì)量的具體方法是，不管修改者是誰，不管是公文撰寫者的直接領(lǐng)導(dǎo)還是核稿部門的同志，只要修改得確實有水平，確實令人口服心服，那么對于那些被修改的地方，一定要引起公文撰寫者的高度重視，一定要引以為戒，極力避免在今后的公文寫作中出現(xiàn)同類問題。
具體分析起來，對所起草、所撰寫的公文的修改，主要包括三大方面，一是對于公文題目的修改，一是對于公文正文內(nèi)容結(jié)構(gòu)的修改，另外一個就是對于公文語言措辭的修改。下面分別說明。
先說對于公文題目的修改。公文題目中最容易出現(xiàn)的的問題主要有兩個，一個是所選用的文種不對，另一個是對于“事由”的表述方式不對。文種的不對常易出現(xiàn)的問題也有兩個，一個是文種混淆，比如將“報告”與“請示”相互混淆，或是將“行政文書”與“黨務(wù)文書”相互混淆；一種是將公文與其他實用文體相混淆，比如將公文混同于事務(wù)文書和會務(wù)文書，誤認為計劃、總結(jié)、調(diào)查報告或是領(lǐng)導(dǎo)者在會議上的講話文稿為公文。這種問題在公文的寫作中經(jīng)常會出現(xiàn)，特別是在剛接觸這項工作的人的寫作中，更是經(jīng)常出現(xiàn)，卻不易被發(fā)覺。當寫作者起草的公文出現(xiàn)了這個問題的時候，同時當這個問題被寫作者的領(lǐng)導(dǎo)或核稿部門發(fā)現(xiàn)并糾正過來以后，一定要引起起草者的高度重視，一定要杜絕這個問題的再次出現(xiàn)。
公文題目容易出現(xiàn)的另一個問題是對于“公文事由”的表述不清楚。這種問題最容易出現(xiàn)在轉(zhuǎn)發(fā)性通知的題目之中，比如，“關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)××通知”的通知。在同一個公文題目中出現(xiàn)了兩個相同的文種，這是在國務(wù)院的規(guī)定中所不能允許的。當這種問題出現(xiàn)以后，當上級領(lǐng)導(dǎo)或核稿部門把這個問題糾正過來以后，公文起草者也一定要盡力避免這種問題的再次出現(xiàn)。
總之，當公文題目中的這兩個較大的問題經(jīng)過別人的“修改”，而是使公文撰寫者得以杜絕以后，該公文撰寫者的公文寫作質(zhì)量肯定會有一個較大的提高。
再說對公文正文內(nèi)容結(jié)構(gòu)出現(xiàn)的問題的“修改”。公文正文內(nèi)容結(jié)構(gòu)比較容易出現(xiàn)的問題主要也是兩個，一個是寫作順序不對，哪項內(nèi)容應(yīng)該安排在前，哪項內(nèi)容應(yīng)該安排在后，公文撰寫者的頭腦不清楚，安排顛倒了，甚至完全安排亂了；另一個問題是前后不夠一致和統(tǒng)一，前后不相照應(yīng)，首尾不相呼應(yīng)。
可以明顯看出，公文正文內(nèi)容結(jié)構(gòu)的問題比公文題目的問題要復(fù)雜一些，不易被發(fā)現(xiàn)，也不易被糾正。因為正文內(nèi)容結(jié)構(gòu)問題更多是屬于“邏輯”方面的問題，是屬于思維方式和思維方法的問題，而不僅是格式和語言表達的問題，比如因果關(guān)系的問題，比如提出問題、分析問題和解決問題的邏輯順序問題，比如時空先后的關(guān)系問題等等，這些內(nèi)容在正文結(jié)構(gòu)的安排上都是不可以弄顛倒的。當這一問題出現(xiàn)并被有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)與核稿部門發(fā)現(xiàn)、修改以后，公文撰稿者對于修改的地方一定要高度重視，一定要避免同類問題的再次出現(xiàn)。
至于前后不夠一致、不夠統(tǒng)一、前后不相照應(yīng)以及首尾不相呼應(yīng)的問題也是一樣。公文的寫作有時會出現(xiàn)這種情況，對于全文的內(nèi)容缺乏整體而統(tǒng)一的考慮和設(shè)計，在寫前面的內(nèi)容時沒有想到后面要寫的內(nèi)容，寫到后面又忽視了前面的內(nèi)容，造成前后不相一致和統(tǒng)一，使文章自相矛盾和前后內(nèi)容相互脫節(jié)。當這種問題被有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或核稿部門發(fā)現(xiàn)并修改過來以后，公文撰寫者也一定要格外注意，避免同類問題的再次發(fā)生。
最后說一說對于公文語言措辭方面出現(xiàn)的問題的修改。在前幾章的課程中已經(jīng)講過，公文語言不同于其他實用文體的語言，更不同于知識信息類文章和文藝作品的語言，它有著自己非常獨特的語言特征和體系。從技術(shù)層面上說，公文寫作最難解決的問題也是公文語言的問題。公文寫作者能否通過自己的寫作充分體現(xiàn)公文語言的特征，這是對于公文撰寫者的最大挑戰(zhàn)。首先，公文撰寫者要掌握大量的公文的“專業(yè)語匯”，同時，公文撰寫者還必須準確運用這些語匯，特別是其中的同義詞，一定要清楚它們之間的細微差別。從純技術(shù)的角度說，公文寫作者駕馭語言的真正的能力是在這里。比如“以至”和“以致”，比如“試行”、“實行”和“施行”，比如“失誤”、“失職”和“瀆職”，“結(jié)果”、“后果”和“惡果”，還有許多許多。公文撰寫者一定要弄清公文語匯中同義詞之間的細微差別，而要做到這一點十分不容易。當在這一環(huán)節(jié)出現(xiàn)了問題，當公文撰寫者對于這一環(huán)節(jié)的問題毫無察覺，當這一環(huán)節(jié)的問題被有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或核稿部門發(fā)現(xiàn)、并修改過來以后，這一問題一定要引起公文撰寫者的格外注意。中國古人所講的“一字之師”的道理正在這里。
一位智者說得好，聰明人不是不犯錯誤，而是不犯同樣的錯誤。這句話用在公文寫作的“修改”途徑上也恰好合適。避免了同樣問題的出現(xiàn)，公文寫作的問題就會越來越少。問題越來越少，不正是公文寫作水平提高的一個重要標志么?還有一種比較智慧的說法——成功就是避免失誤。想想看，所有的成功不都是因為失誤甚少、甚至根本就沒有失誤而出現(xiàn)的嗎?所有的失誤都避免了，公文的寫作質(zhì)量肯定就會上來了。
還有一點需要特別說明的是，在利用修改這種方法提高公文撰寫質(zhì)量時，不要忘記和忽視一般文章的修改方法對提高寫作公文質(zhì)量的作用。公文“修改法”的運用，準確說，應(yīng)該以一般文章的修改方法為基礎(chǔ)，即以作者對自己起草的公文的修改為基礎(chǔ)。公文撰寫者不該依賴別人的修改來提高自己的公文寫作水平，否則不但誤解了這種方法的作用，還將導(dǎo)致被動局面。等待別人對自己文章進行修改，永遠不是積極的寫作態(tài)度，依賴通過別人對自己文章的修改來提高自己，那不是謙虛，不是智慧，而是惰性，很難使人積極奮進。一定要高度重視自己對自己草擬的文章的修改，這是請別人對自己的文章進行修改的基礎(chǔ)和前提。當自己對自己的文章不滿意時，公文寫作者和其他文章寫作者一樣，沒有理由和資格拿出去讓別人進行修改。自己先要對自己負責(zé)，然后別人才可能對我們負責(zé)。無論是作文還是做人，道理是同樣的。
（四）多寫法
1.特定含義
多寫就是多次進行公文寫作實踐。公文寫作者，一定要珍惜自己每一次進行公文寫作的機會，特別是那些剛從事公文寫作的同志和那些還沒有走上領(lǐng)導(dǎo)崗位的同志，更要珍惜。
2.做法與作用
多寫是為了掌握公文寫作的基本功，也是為了掌握公文寫作真正過硬的功夫，像彈鋼琴、練書法一樣，來不得一點虛假和敷衍，應(yīng)付只能應(yīng)付一時，在真正的公文關(guān)口，是不可能蒙混過關(guān)的。因此，一個責(zé)任心很強的公文寫作者，在選擇提高公文寫作水平方法時，最終的選擇應(yīng)該是這種方法，即多寫，反復(fù)實踐。經(jīng)過長期不懈地實踐，當確實具備相當?shù)墓膶懽鹘?jīng)驗以后，這種經(jīng)驗就會轉(zhuǎn)化成人們常說的那種“牢不可破”的硬功夫了。而真正掌握了這種硬功夫后，可能在一段時間內(nèi)沒有從事公文寫作，但只要是又開始了這種工作，就會很快又投入進去的。這種情況又像學(xué)會游泳和學(xué)會騎自行車一樣，不管是否間斷，這種本領(lǐng)是不會消失的，相反會使人長期受益。
附錄：
一、公文審核工作
審核工作包括四個方面的工作，由四組人員共同完成。這四組人員分別是主管領(lǐng)導(dǎo)、專職秘書、印制人員與封發(fā)人員。主管領(lǐng)導(dǎo)審核6項內(nèi)容，專職秘書審核4項內(nèi)容，印制人員審核3項內(nèi)容，封發(fā)人員審核3項內(nèi)容，用數(shù)字表示，可簡稱為“6433”。
（一）主管領(lǐng)導(dǎo)審核
主管領(lǐng)導(dǎo)審核公文，主要審核的6項內(nèi)容是：
1.法律法規(guī)。這是主管領(lǐng)導(dǎo)需要審核的第一項內(nèi)容，也是公文審核所有內(nèi)容中最重要的內(nèi)容。無論哪一個級別的公文，其內(nèi)容，絕對不可以違背國家法律法規(guī)，在大力倡導(dǎo)依法治國的今天，尤其如此。主管公文工作的領(lǐng)導(dǎo)，首先一定把好這一關(guān)。如果一篇公文的內(nèi)容違背了國家法律法規(guī)，這篇公文就沒有任何質(zhì)量與價值可言了。主管領(lǐng)導(dǎo)對于公文的審核，必須牢記這一點。
2.國家政策。這也是主管領(lǐng)導(dǎo)需要審核的一項重要內(nèi)容。公文內(nèi)容既不可以違背國家法律法規(guī)，也不可以違背國家現(xiàn)行政策。發(fā)布公文的一個重要目的，就是貫徹執(zhí)行國家相關(guān)政策，怎么可以違背？因此，主管領(lǐng)導(dǎo)一定把住這一關(guān)，所發(fā)公文絕對不能與國家現(xiàn)行政策抵觸。
3.公文主旨。在不違背法律法規(guī)與國家現(xiàn)行政策的前提下，接下來主管領(lǐng)導(dǎo)要審核的內(nèi)容就是公文主旨了。公文有沒有主旨，公文主旨明確不明確，表述清楚不清楚，不僅關(guān)系公文質(zhì)量，還事關(guān)公文內(nèi)容的具體落實。公文必須有主旨。公文主旨必須明確，表述必須清楚，必須做到使收文者一目了然。主管領(lǐng)導(dǎo)需按照這個標準對公文主旨進行把關(guān)。
4.公文文種。文種混淆是公文行文容易出現(xiàn)的問題之一。如上文所述，容易出現(xiàn)三種混淆：一是與非公文混淆，一是黨政之間混淆，一是公文內(nèi)部相互混淆。主管領(lǐng)導(dǎo)需把住這一關(guān)，杜絕選錯文種的情況從自己眼前疏忽而過。
5.公文格式與結(jié)構(gòu)。這是兩方面，一是格式，一是結(jié)構(gòu)。13種公文有共同的基本格式，也有每一種公文特有格式。主管領(lǐng)導(dǎo)主要審核特有格式，即每一種公文的正文格式，如第六章所述：“5611”。公文基本格式的內(nèi)容，如第五章所述“665”，由印制人員負責(zé)審核。
公文結(jié)構(gòu)也是主管領(lǐng)導(dǎo)必需審核的內(nèi)容之一。所謂公文結(jié)構(gòu)，是指如第四章公文寫作程序所述第六個程序，即“設(shè)計行文結(jié)構(gòu)”，包括九項內(nèi)容：標題、開頭、段落、層次、主次、詳略、過渡、照應(yīng)與結(jié)尾。對這些內(nèi)容，主管領(lǐng)導(dǎo)都需按照相關(guān)要求認真審核。
6.公文語言。這是主管領(lǐng)導(dǎo)需要把住的最后一關(guān)。公文語言審核什么？不是審核正誤，而是審核是否合適、恰當。如第四章公文寫作程序第八個程序所述，公文語言是否正確，由寫作者“自查自改”把關(guān)。主管領(lǐng)導(dǎo)對公文語言的把關(guān)，是更高要求的把關(guān)。比如公文遣詞，不是正與誤的問題，而是合適不合適、準確不準確的問題：試行、實行、施行，該用哪一個？失誤、失職、瀆職，該用哪一個？結(jié)果、后果、惡果，該用哪一個？主管領(lǐng)導(dǎo)對于公文語言的把關(guān)，是在這個層面的把關(guān)，一定要把好這最后一關(guān)。
（二）專職秘書審核
專職秘書審核公文，主要審核的4項內(nèi)容是：
1.發(fā)文手續(xù)是否齊全。這是專職秘書從整體上進行的審核。發(fā)文手續(xù)，首先指文稿寫作，其次指主管領(lǐng)導(dǎo)審核，以及會簽、催辦、送批、簽批等諸項內(nèi)容。這些內(nèi)容，其中該有的內(nèi)容，相關(guān)手續(xù)必須齊全。這一關(guān)由專職秘書來把關(guān)。一旦發(fā)現(xiàn)有疏漏之處，專職秘書需責(zé)成擬稿部門補全手續(xù)。
2.公文擬稿所需材料是否齊備。公文擬稿所需材料，指公文文稿寫作所依據(jù)的各種材料，比如國家法律法規(guī)材料，國家政策材料，典型事實材料，重要情況材料等等。擬稿部門須將其中有關(guān)材料與公文文稿一并提交審核部門的專職秘書進行審核。專職秘書需結(jié)合文稿內(nèi)容對所需材料進行認真核對，一旦發(fā)現(xiàn)文稿內(nèi)容與材料有不符之處或材料缺失情況，需要求擬稿部門及時解決。
3.領(lǐng)導(dǎo)批示是否清楚。這也是專職秘書需要審核的一項重要內(nèi)容。有時，領(lǐng)導(dǎo)可能一時疏忽，作出的批示語義不詳，或文字過于潦草；有時也難免出現(xiàn)錯別字與病句情況。專職秘書需幫助領(lǐng)導(dǎo)把好這一關(guān)。在審核時，專職秘書一旦發(fā)現(xiàn)有上述失誤出現(xiàn)，一定提請領(lǐng)導(dǎo)糾正。因為領(lǐng)導(dǎo)批示事關(guān)重大，且將與公文一起存檔，成為重要檔案材料，馬虎不得。
4.領(lǐng)導(dǎo)簽字是否規(guī)范。這也是專職秘書需要審核的一項內(nèi)容，是最后一項內(nèi)容。專職秘書也需把好這一關(guān)。如果發(fā)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)對于公文的簽字不規(guī)范，沒有按照公文格式要求簽字，需及時指出，請領(lǐng)導(dǎo)重簽。
（三）印制人員審核
印制人員審核公文，主要審核的3項內(nèi)容是：
1.公文格式版頭部分所需各項內(nèi)容是否齊全，標注位置是否符合要求。實際上，這是要求印制人員從兩個方面審核公文版頭部分：首先審核所發(fā)公文版頭部分該有的諸項內(nèi)容是否均有，比如印數(shù)序號、秘密級別、緊急程度、文件名稱、公文編號、簽發(fā)人，這些內(nèi)容，該有的必須標明；其次是審核這些內(nèi)容的標注位置及標法是否符合要求。如果發(fā)現(xiàn)在這兩個方面出現(xiàn)了問題，印制人員要及時指出。
2.公文格式主體部分各項內(nèi)容是否規(guī)范。公文主體部分各項內(nèi)容的規(guī)范，包括公文標題的位置是否正確，標題中不該省略的內(nèi)容是否省略；收文單位是否安排在頂格位置；正文開頭是否空了兩格；附件標注是否在正文之下空一行空兩格的位置；發(fā)文日期的寫法是否符合要求等。這些方面如出現(xiàn)問題，印制人員需嚴格把關(guān)。
3.公文格式版記部分所需內(nèi)容是否缺漏。公文格式版記部分所需內(nèi)容，包括附注、主題詞、抄送單位、公文印發(fā)單位以及公文印刷日期五項。印制人員對公文版記部分的審核，是指對這五項內(nèi)容的審核。這五項內(nèi)容，該有的一定要有，不可缺漏；同時，標注的位置一定要符合要求。
（四）封發(fā)人員審核
封發(fā)人員審核公文，主要審核的3項內(nèi)容是：
1.審核頁碼。公文印刷完畢，封發(fā)人員要對印刷好的公文頁碼進行審核，看有沒有漏頁、錯頁、顛倒頁。如果有，要及時彌補和糾正。
2.審核附件。如果公文在附件標注部分標明了附件，那么封發(fā)人員要審核該公文的附件是否按照標注的情況附于公文版記之后。如果是一個附件，要核對是否齊全；如果是多個附件，要核對順序是否符合標注的順序。
3.審核印章。這是封發(fā)人員需要審核的最后一項內(nèi)容，也是很重要的一項內(nèi)容。需要蓋章的公文必須蓋章，而且必須按照要求蓋正位置。公章是公文生效的職權(quán)標志。需要蓋章的公文的發(fā)出，決不允許出現(xiàn)公章漏蓋情況。封發(fā)人員一定要把好這最后一關(guān)。
二、公文寫作者的素質(zhì)與能力
（一） 公文寫作者的素質(zhì)
1.法律素質(zhì)
2.政策素質(zhì)
3.管理素質(zhì)
4.文化素質(zhì)
5.專業(yè)素質(zhì)
6.寫作素質(zhì)
（二）公文寫作者的能力
1.獨立發(fā)現(xiàn)問題的能力
2.獨立提出問題的能力
3.獨立分析問題的能力
4.獨立綜合問題的能力
5.獨立解決問題的能力
6.獨立駕馭公文語言的能力
